Gente, obra atrasada, de novo! Por que isso ainda é tão frequente?

No meu artigo publicado neste website em 06/04/2014, ainda disponível, discorremos sobre boas práticas de planejamento, programação e controle da produção na construção civil, visando o cumprimento do prazo e do orçamento.

Neste artigo agora pretendo promover a sua reflexão sobre o impacto de atrasar a obra e dar continuidade à discussão de boas práticas que podem e devem ser experimentadas.

Primeiro o cenário: Suponha que você  tenha incorporado e esteja construindo  um grande edifício neste momento e ainda que: o empreendimento  tenha sido um sucesso em vendas; boa parte das vendas foram e continuam sendo a prazo e que os clientes vão ser financiados pelo banco assim que você entregar a obra; boa parte do custo de construção esteja sendo financiado pelo banco com liberação do recurso na medida em que a obra avança; que sua empresa esteja com fluxo de caixa apertado e com uma dívida razoável. Nada familiar, certo?

Agora a pergunta: Qual o impacto na sua empresa se você atrasar a entrega dessa obra ao cliente, 1, 2, 3, n meses? Quanto a sua empresa perderá ou deixará de ganhar em dinheiro? Qual o impacto no fluxo de caixa?  E na rentabilidade do empreendimento? Pense com calma, vá fundo, item por item, totalize, quanto dá? Além do dinheiro perdido o que mais sua empresa perderá?

Duvido que a perda seja pequena e lhe convido a pensar nas atitudes e comportamentos atuais, no mínimo nada inteligentes, que podem estar acontecendo na sua empresa, levando ao atraso da obra. A responsabilidade é sua e da sua equipe, o problema não está lá fora!

Acho que você concorda que realizar a  obra  com sucesso impõe a atividade de planejamento, programação e controle durante todo o ciclo de realização do empreendimento.  Na sua empresa, quanto tempo e esforço são gastos nas atividades de projeto e planejamento antes do início da obra, comparado com o tempo e esforço na execução da obra?  Se quiser, veja também uma boa matéria publicada na Revista Exame de 01/04/2015, página 42 sob o título - O custo da burrice.

Enquanto na elaboração do planejamento, que estratégia é adotada para dar  segurança de que a obra vai ser concluída  numa data antes da data  prometida para entrega ao cliente?  Será que você exige, negocia e acorda com sua equipe um cronograma que dê folga no final - entre a data planejada para conclusão da obra e a data prometida para entrega ao cliente?  Ou será que  você aceita  um cronograma que não apresenta folga suficiente?

Agora, pense sobre o modo de pensar e atitude de uma pessoa quando vai dar a estimativa do prazo necessário para executar uma dada atividade, o que acontece?  Todo mundo alarga o prazo além do necessário para se proteger. Você mesmo, quando tem que dar o seu prazo, você faz isso ou não? Pois então, prezado leitor, todo mundo ou quase, tem o hábito de esticar a estimativa de prazo para ter segurança e, com isso o cronograma geralmente fica esticado, eliminando-se a folga necessária no final. Afinal de contas, o período entre iniciar a obra e entregá-la ao cliente é sempre restrito, ou pelo menos parece ser, certo?

Então esse fenômeno de esticar o prazo estimado para executar cada uma das atividades resulta em prazo muito longo para executar a obra. Introduz-se muita segurança em cada estimativa e isso se acumula. O que fazer?  Trabalhe no sentido de reduzir esses excessos de segurança para determinar que as atividades sejam encerradas em prazos mais curtos, que ao final, dê a folga necessária entre a data de conclusão da obra e   a data prometida para entrega ao cliente. Essa folga final tem que existir e para isso você tem que encurtar os períodos de execução de cada uma das atividades e, atenção, não é o contrário. Mais prazo não resolve, PIORA!

Pense em outro fenômeno que ocorre, agora na execução. Se você acorda com alguém um determinado prazo para execução de uma atividade, o que acontece? Geralmente a atividade será executada no prazo dado + ou - uma variação. Se você desse um prazo, maior ou menor, aconteceria o mesmo, a atividade seria executada no prazo + ou - uma variação. É isso ou não é? É como se o prazo dado fosse uma predeterminação. Assim funcionam as pessoas! Lembre-se do estudante, não adianta dar mais prazo para ele estudar até a realização da prova ou para entregar um dado trabalho. Somos todos procrastinadores e andamos no ritmo que nos foi dado.

Preste atenção. Junte os dois fenômenos anteriores e perceba então que tanto no planejamento quanto na contratação do serviço, o prazo tem que ser encurtado. NÃO É O CONTRÁRIO HEIN!

Vamos para outra questão.

No cronograma, é natural que haja atividades críticas - aquelas que não apresentam folgas nos prazos de execução e portanto, se atrasarem atrasam a obra -  e atividades não críticas - aquelas que possuem folgas e que um atraso não vai atrasar a conclusão da obra.

Você e sua equipe examinam o caminho crítico, o que ele lhe diz? Quais atividades estão no caminho crítico? Qual o percentual em relação ao total de atividades? Será que você aceita um cronograma com um grande percentual de atividades críticas? Por exemplo 60% ou mais?  Ou, será que você ajuda a equipe a encontrar soluções para baixar esse percentual?

Atividades não críticas podem ser predecessoras de atividades críticas. No planejamento, qual estratégia para proteger o início da atividade crítica? Será que você vai permitir que a predecessora não crítica fique livre gozando de toda folga de prazo na execução?  Ou será que você inclui uma folga obrigatória (pulmão) entre a data de término dessa atividade e a data de início da sucessora crítica? Você examina esses pontos de contato de atividades não críticas com atividades críticas?

Mais uma outra questão.

É bastante comum e até bem vindo o empreiteiro ou a equipe multitarefa, ou não? Equipe que pode executar mais de uma tarefa. Estaria certa a estratégia de fazer ou permitir a equipe pular de uma tarefa para outra antes de concluir a primeira, levando as duas ou mais tarefas, mais ou menos juntas? Pense, prezado leitor. Imagine você mesmo para executar duas tarefas que exigem os mesmos prazos de execução: Antes de terminar uma primeira tarefa você passa para a segunda e depois volta na primeira para encerrá-la e depois volta na segunda para encerrá-la. O que acontece com o tempo de execução de cada uma dessas tarefas? Você notou o acréscimo do tempo de execução de cada uma delas em 50%?

Agora imagine se fossem não duas, mas três tarefas, o que aconteceria se ficasse pulando de uma para a outra tentando levar as três mais ou menos juntas? Observe que o tempo de execução de cada uma delas dobraria. Eu disse, dobraria, prezado leitor, 100% a mais de tempo. Agora imagine isso acontecendo na sua obra, com uma sequência de dezenas de atividades Que tragédia!

Para ficar por aqui hoje, e não cansá-lo demais, apenas pergunto:

1. Por que, frequentemente a obra pode estar no prazo no papel, no relatório e, depois, mais pra frente descobrimos que na verdade ela está muito atrasada?

2.Por que a contratação de um determinado empreiteiro ou prestador de serviço não deveria ser feita com base no preço, com a boa intenção de redução de custo? Que critérios deveriam ser relevantes para decidir a contratação?

3.Por que a atividade de inspeção - controle da qualidade - não pode ficar atrasada no tempo em relação à execução dos serviços? Ou seja, por que uma inspeção do serviço deve ser feita imediatamente após a conclusão e antes de liberar a equipe para a etapa seguinte?

4.Por que você deveria tolerar, e até exigir, uma certa folga de recursos para a execução das atividades do caminho crítico?

5.Um gerente de obras tem muita coisa a analisar, verificar, decidir, etc. Será que você o ajuda a focar. Focar no que? Por que?

Um grande abraço e até um próximo artigo. Se quiser pode me escrever. manoel@manoelconsultoria.com.br

Vitória - ES
Manoel Lopes Filho
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